무역 실무자는 무슨 일을 하는걸까?

무역 실무자의 역할

무역 실무는 수출이나 수입을 하기 위한 도구이며, 그 도구를 다 다룰 줄 아는 상태에서 시작하는 사람은 극히 드물죠. 즉 필요한 상황에서 포워더와 관세사 등을 적절히 활용하면 됩니다. 예를 들자면 관현악단의 지휘자가 그가 원하는 음악을 이끌어 내기 위해 각 악기들의 특성을 알고 그것들을 필요에 맞게 사용하면 되는 것처럼 말입니다. 물론 지휘자가 모든 악기를 잘 다룰 줄 알면 금상첨화겠지만, 그것이 훌륭한 지휘자의 필수 조건은 아닐 거니까요.

 

무역을 하기 위해서는 운송, 통관, 보험, 결제 등 기타 많은 것들이 필요합니다. 그러나 관현악단의 지휘자처럼 무역 실무자가 운송, 통관, 보험 등을 모두 훤히 알지 못하더라도 할 수 있는 것이 또 무역이기도 합니다.

 

지휘자가 자신이 원하는 음악을 만들기 위해서는 필요한 음을 만들어 내거나 악기들을 조율하도록 해야 합니다. 그와 같이 무역 실무자도 수출이나 수입을 잘하기 위하여 운송회사나 관세사 또는 보험회사에 필요한 것을 요구하거나 이들을 잘 조율하면 되는 거죠.

 

무역 실무자가 반드시 갖춰야 할 필수 능력 7가지

무역 실무자라면 꼭 갖춰야 할 필수 능력을 한 번 정리해 봤습니다.

 

1. 워드

포워더와 관세사를 조율하는 일만큼이나 무역 실무자가 많이 하는 일이 바로 무역 서류를 작성하는 일입니다. 작성한 서류는 이메일 등을 이용해 바이어나 수출하는 사람에게 보냅니다. 한국에서 많이 쓰는 아래아한글은 해외에서는 읽을 수 없으므로 무역에서는 MS워드를 많이 사용합니다. 워드를 이용하여 작성하는 무역 서류로는 인보이스, 패킹리스트, 각종 사유서 등이 있습니다.

2. 엑셀 

무역을 하기 위해서는 수출대금의 입금일, 국내 및 국제운송 예약일, 수출준비 완료일과 수입대금 송금일 등을 잘 정리해 두어야 합니다. 수출입 건수가 적다면 일반 노트에 수기로 기록해도 되겠지만 수출이 많고 나중에 찾아보기 쉬우려면 아무래도 잘 정리해 두는 것이 좋은데, 대체로 엑셀을 이용하여 정리합니다. 엑셀을 이용하는 무역업무로는 인보이스 작성, 패킹리스트 작성, 각종 입금일과 송금일 정리, 각종 수출 관련 연락처 정리 등이 있습니다.

3. PDF변환

무역을 할 때 각종 서류를 작성하거나 카탈로그 등을 스캔해 이메일로도 보내는데요, 이때 용량이 크거나 문서상의 내용을 임의 변경하는 것을 방지하기 위해 문서를 PDF로 변환해서 보내는 게 권장됩니다. 인터넷에서 'PDF변환기'라고 검색하면 무료로 변환이 가능한 프로그램이나 웹사이트가 많이 보일 겁니다. 주로 인보이스, 패킹리스트와 각종 무역서류, 제품 카탈로그를 PDF로 변환해서 이메일을 통해 송부합니다. 

4. 프레젠테이션

각종 제품이나 회사를 소개할 때는 파워포인트와 같은 프레젠테이션 프로그램으로 작성하는 것이 편리합니다. 프레젠테이션을 이용한 무역 업무로는 제품 카탈로그, 회사 소개서 등이 있습니다.

5. 이메일

예전에는 '무역을 하는 데 있어서 팩스만 있으면 다 된다'는 말이 있었는데요, 그렇지만 요즘에는 이메일만 있으면 웬만한 무역 업무는 다 할 수가 있습니다. 운송 스케줄, 운송료 견적, 각종 견적서, 통관서류 등을 이메일로 보내거나 받을 수 있습니다.

6. 인터넷

인터넷은 다양한 정보를 무궁무진하게 얻을 수 있는 중요한 도구이죠. 여기에는 무역 서류 양식이라던가 해외 바이어의 구매정보 등 없는 정보가 거의 없다고 봐도 무방합니다.

7. 액세스로 만드는 나만의 데이터베이스

무역을 하다가 보면 각종 서류와 다양한 정보의 홍수 속에 살게 되는데요, 이러한 것들은 데이터베이스 프로그램을 통해 간단하게 해결할 수 있습니다. 액세스와 같은 프로그램이 이러한 면에서 아주 유용하게 사용됩니다. 해외에서는 개인이 자기 스스로 만들 수 있는 데이터베이스로 액세스를 많이 사용하는 반면 우리나라에서는 사용법이 어려워서 사용하는 사람이 많지가 않습니다.

 

액세스를 제외한 나머지 항목들은 대부분의 사람들에게는 익숙한 것이라 생각합니다. 맞습니다, 여러분이 지금 사용 가능한 프로그램 만으로도 충분히 무역일을 할 수 있습니다.

 

 

2024.03.04 - [손에 잡히는 무역] - 무역 실무의 핵심은 뭐가 있을까?